Steuerberatung in Hamburg Schnelsen - Steuerberater Sven Sievers - Glißmannweg 7 - 22457 Hamburg - Tel. 040 559 86 50 - Fax 040 559 86 525 - Mail info@stbsievers.de

Tipp des Monats April 2019 von Ihrem Steuerberater in Hamburg

Steuerberatung in Hamburg Schnelsen - Steuerberater Sven Sievers - Glißmannweg 7 - 22457 Hamburg - Tel. 040 559 86 50 - Fax 040 559 86 525 - Mail info@stbsievers.de

Sicherung und Aufbewahrung!

ARCHIVIERUNG UND HERAUSGABE VON KASSENDATEN

Bitte beachten Sie, dass sämtliche Kasseneinzeldaten über den Aufbewahrungszeitraumsystematisch, vollständig, zeitgerecht und geordnet aufbewahrt werden müssen.
Der in der Praxis häufig verwendete „Z-Bon“ reicht hierfür nicht aus, da er die einzelnen Geschäftsvorfälle in Summen darstellt. Lediglich für die Erstellung der Finanzbuchführung wird der Bericht mit Summenwerten als Buchungsbeleg noch von Bedeutung sein.

Achten Sie daher darauf, dass Ihr Kassensystem eine entsprechende Export-Schnittstelle zur Übergabe der Daten an die Finanzverwaltung beinhaltet, damit diese Zugriff auf Ihre Kasseneinzeldaten hat. Sprechen Sie ggf. Ihren Kassenhersteller/-händler auf diese Thematik an.

Können Daten bei einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden, ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß.
Daher ist die alleinige Archivierung der Kassendaten in dem produktiv eingesetzten Kassensystem mit hohen Risiken verbunden.

Neben dem Datenverlust durch einen technischen Fehler im Kassensystem, können die Daten auch durch externe Einflüsse, wie Feuer, Wasser und Diebstahl verloren gehen.
Sichern und archivieren Sie Ihre Daten regelmäßig, im Idealfall täglich in einem dafür geeigneten System.
Auch für die Datensicherung gehört eine geeignete organisatorische Anweisung zum Umfang der Verfahrensdokumentation, aus der ersichtlich wird, in welchem Turnus und durch welchen
Mitarbeiter dieser Prozess zur Sicherung der Daten angestoßen wird.
Zusätzlich sollten auch hierfür entsprechende Kontrollen eingerichtet und protokolliert werden.

ARCHIVIERUNG VON BEGLEITENDEN UNTERLAGEN UND DATEN

Die Aufbewahrungspflicht im Zusammenhang mit der ordnungsmäßigen Kassenführung umfasst nicht nur die reinen, in einem Kassensystem erstellten Einzel- und Summendaten, sondern auch begleitende Unterlagen. Diese umfassen zum einen die Unterlagen, die die organisatorische und technische Ausgestaltung der Kassenführung beschreiben und zum anderen auch weitere Unterlagen und Daten, die im Zusammenhang mit dem über die Kasse abgerechneten Geschäftsvorfall stehen.
Unter anderem: Eingangsrechnungen über den Wareneinkauf, eingegangene E-Mails, die die Geschäfts-anbahnung und Angebotserstellung über entsprechende Internetportale belegen, wie beispielweise Buchungsportale für Hotel- und Reisedienstleistungen,
– Adress- und Auftragsbücher im Dienstleistungsgewerbe,
– Preislisten und Warenverzeichnisse
(z. B. Speise- und Tageskarten und Hinweise auf Aktionen).

Zur Vermeidung von Hinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung sind folgende zusätzliche Dokumentationen hilfreich:
– Aufbewahrung von Rezepturen
– Kostenlose Abgabe von Waren (Freigetränke und Testessen)
– Verderb, Schwund, Diebstahl
– Warenspenden an Hilfseinrichtungen (etwa die Tafel)
– Ruhetage
– tatsächliche Öffnungstage (Krankheiten)
– Mitarbeitergetränke und andere Ware

 

Bei Fragen besprechen Sie diese mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens.

Ihr Steuerberater Sven Sievers

 

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Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass zwischenzeitliche Änderungen im Steuerrecht die hier angegeben Hinweise außer Kraft gesetzt, oder eingeschränkt haben können.
Quelle: Steuerberaterverband Hamburg, Kassenführung: Ein Leitfaden zur ordnungsgemässen Handhabung

 

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